سمارت أدمن هو نظام متكامل لإدارة المعاملات الإدارية وتنفيذ الإجراءات عليها، فهو يدير العمليات التي تتم على المعاملات والأرشفة بكفاءة عالية، ويتسم النظام بسهولة الاستخدام وميزاته المتعددة التي تمكن من رفع أداء وإنتاجية المؤسسة، حيث يقوم بإدارة متكاملة لكافة العمليات الخاصة بمهام إدارة الصادر والوارد والأرشيف من خلال التحكم الكامل بجميع المعاملات وتحركاتها وإدارة سير العمل وأرشفتها إلكترونياً، وذلك لتوفير معلومات دقيقة يمكن الاعتماد عليها في متابعة هذه المعاملات آلياً.
مميزات النظام
- يوفر النظام ربط المذكرات الواردة مع المذكرات الصادرة والعكس بما يسمح بمتابعتها
- سهولة الاستخدام بحيث يمكن لأي مستخدم التعامل معه بسهولة.
- تتبع أي معاملة واردة من بداية توريدها إلى الانتهاء منها سواء تسديدها أو حفظها بالأرشيف.
- تتبع المذكرات الصادرة الخارجية عبر الرسائل أو الرد عبر الفاكس.
- سهولة البحث ومرونة الوصول لمختلف الوثائق من خلال الكلمات الدلالية والصلاحيات الممنوحة.
- يحتوي على نظام محكم للصلاحيات وتعدد المستخدمين.
- تخزين وحفظ وفهرسة الوثائق الخاصة بالمؤسسة إلكترونياً سواء الصادرة أو الواردة.
- تهيئة وإعداد الإدارات والأقسام بمستوياتها بحيث يسهل عملية تتبع الوثائق والأرشفة بحسب كل إدارة أو قسم.
- تنظيم الوثائق وتصنيفها سواء الصادر أو الوارد والوصول السهل والسريع إليها بواسطة أي مستخدم.
- أرشفة الوثائق مركزياً بحيث يتم استعراض أي وثيقة من أي مكان من إدارات المؤسسة.
- استعراض تقارير تفصيلية وإجمالية لمختلف عمليات النظام.
- إمكانية دعم اللغة العربية واللغة الإنجليزية.
- قابل للتطوير المستقبلي بمرونة عالية.
- دعم العمل عبر الشبكة بسرعة عالية.
- الدعم الفني المجانية لمدة عام.
الأقسام الرئيسية
- تهيئة النظام: يتم فيها تهيئة بيانات والإدارات والأقسام للمؤسسة وبيانات الموظفين والمستخدمين ومنح الصلاحيات.
- المدخلات الأساسية: يتم فيها تصميم شجرة الأرشفة لعدة مستويات حسب التصنيف المناسب للمؤسسة التي تعمل على النظام، وأيضاً تهيئة بيانات الجهات الصادرة إليها والواردة منها للمذكرات.
- عمليات المذكرات: يتم فيها تسجيل بيانات المذكرات الصادرة والواردة مع مرفقاتها وإدخال هذه المذكرات باستخدام الماسح الضوئي.
- إدارة المتابعات: يتم فيها متابعة جميع المذكرات سواء الصادرة أو الواردة وماهي المذكرة التي هي قيد التنفيذ والمنفذة والمؤجلة.
- التقارير: يتم فيها إصدار تقارير تلخيصية وتفصيلية لوثائق المؤسسة الصادرة أو الواردة ومحتوياتها وتقسيماتها وبياناتها المختلفة.