أركايف هو نظام متكامل لإدارة الأرشفة الإلكترونية لجميع أنواع المؤسسات سواء الحكومية أو الخاصة، يدير عمليات الأرشفة بكفاءة عالية، ويتسم النظام بسهولة الاستخدام وميزاته المتعددة التي تمكن من رفع أداء وإنتاجية المؤسسة، حيث يقوم بإدارة متكاملة لكافة العمليات الخاصة بمهام إدارة الأرشيف من خلال الأرشفة للوثائق والملفات إلكترونياً حسب أنواع الوثائق سواء الصادرة أو الواردة، وذلك لتوفير معلومات دقيقة يمكن الاعتماد في إدارة ومتابعة هذه الوثائق آلياً، كما يقوم النظام بإصدار تقارير تفصيلية لجميع البيانات المؤرشفة المختلفة وإمكانية استعراضها في أي وقت.
مميزات النظام
- تطبيق مستويات مختلفة من السرية على الوثائق وبيانات هذه الوثائق.
- سهولة الاستخدام بحيث يمكن لأي مستخدم التعامل معه بسهولة.
- قدره عالية لاستيعاب كم هائل من أرشفة الوثائق مع سرعة استخراجها في أي وقت.
- سهولة البحث ومرونة الوصول لمختلف الوثائق من خلال الكلمات الدلالية والصلاحيات الممنوحة.
- يحتوي على نظام محكم للصلاحيات وتعدد المستخدمين.
- الدعم الفني المجاني لمدة عام.
- تهيئة وإعداد الإدارات والأقسام بمستوياتها بحيث يسهل عملية الأرشفة بحسب كل إدارة أو قسم.
- تخزين وحفظ وفهرسة المذكرات والوثائق الخاصة بالمؤسسة إلكترونياً سواء الصادرة أو الواردة.
- تنظيم الوثائق وتصنيفها سواء الصادر أو الوارد والوصول السهل والسريع إليها بواسطة أي مستخدم.
- أرشفة الوثائق مركزياً بحيث يتم استعراض أي وثيقة من أي مكان من إدارات المؤسسة.
- استعراض تقارير تفصيلية وإجمالية لمختلف عمليات النظام.
- دعم العمل عبر الشبكة بسرعة عالية.
- قابل للتطوير المستقبلي بمرونة عالية.
- إصدار تقارير تلخيصية وتفصيلية لوثائق المؤسسة الصادرة أو الواردة ومحتوياتها وتقسيماتها وبياناتها المختلفة.
- تصميم شجرة الأرشفة الإلكترونية لعدة مستويات حسب التصنيف المناسب للمؤسسة التي تعمل على النظام.
- إدارة جميع عمليات الوثائق الواردة والصادرة والمستخدمين والصلاحيات مع آلية مراقبة دقيقة لعمل كل المستخدمين من قبل مدير النظام.
- متابعة هذه الوثائق من خلال تاريخ إدخالها للنظام وماهي المذكرة التي هي قيد التنفيذ والمنفذة والمؤجلة.
الأقسام الرئيسية
- 1. تهيئة النظام: يتم فيها تهيئة بيانات والإدارات والأقسام للمؤسسة وبيانات الموظفين والمستخدمين ومنح الصلاحيات.
- التقارير: يتم فيها إصدار تقارير تلخيصية وتفصيلية لوثائق المؤسسة الصادرة أو الواردة ومحتوياتها وتقسيماتها وبياناتها المختلفة.
- 2. المدخلات الأساسية: يتم فيها تصميم شجرة الارشفة لعدة مستويات حسب التصنيف المناسب للمؤسسة التي تعمل على النظام، وايضاً تهيئة بيانات الجهات الصادرة اليها والواردة منها للمذكرات
- 3. عمليات المذكرات: يتم فيها تسجيل بيانات المذكرات الصادرة والواردة مع مرفقاتها وادخال هذه المذكرات باستخدام الماسح الضوئي.
- إدارة المتابعات: يتم فيها متابعة جميع المذكرات سواء الصادرة أو الواردة وماهي المذكرة التي هي قيد التنفيذ والمنفذة والمؤجلة.